Inventariseren van de voorraad moet regelmatig worden uitgevoerd om vast te stellen of de voorraad volgens de computer overeenkomt met de werkelijke voorraad. Meestal wordt dit aan het einde van het jaar uitgevoerd, omdat voorraadverschillen moeten worden verwerkt in de financiële jaarafsluiting. Omdat voorraadverschillen kunnen duiden op diefstal, fraude, foutieve administratieve handelingen (verkeerd afboeken) e.d. is het niet onverstandig inventariseren meermalen per jaar op onaangekondigde momenten uit te voeren en bijvoorbeeld voor steeds een ander deel van de artikelgroepen. Dit heeft tevens als voordeel dat het werk over het jaar wordt verspreid.

Inventariseren kan op 2 manieren, de meest gebruikte en de beste manier beschrijven wij hieronder. Bij deze methode worden alle in de winkel aangetroffen artikelen in een tijdelijk bestand ingevoerd. Dat bestand wordt vervolgens vergeleken met het artikelbestand, waarna verschillen overzichten worden geproduceerd.

1. Maak het tijdelijke bestand leeg (ALLEEN indien nog gevuld met inventarisatie van vorig jaar, dus als u NU met een nieuwe inventarisatie begint) via menukeuze 'Voorraad-> Inventariseren-> Verwijderen invoer'.
2. Voer via menukeuze 'Voorraad-> Inventariseren-> Invoeren huidige voorraad' alle in de winkel aangetroffen artikelen in. Vooral met een barcodescanner gaat dit zeer snel en foutloos. De volgorde van invoeren maakt niet uit. Als hetzelfde artikel voor de tweede keer wordt ingevoerd wordt gewaarschuwd (kan goed zijn, maar kan ook een vergissing zijn). Als een foutief artikelnummer wordt ingevoerd kan deze met de knop verwijderen weer worden verwijderd. Opmerking: Als het ingevoerde artikel bestaat in het artikelbestand worden enkele gegevens als artikelgroep, omschrijving en etiketprijs ter informatie getoond, als het niet bestaat blijven deze rubrieken blanco. Laat u hierdoor niet van de wijs brengen.
3. Druk via menukeuze 'Voorraad-> Inventariseren-> Verschillen-> Overzicht' een overzicht af van de verschillen tussen het geïnventariseerde tijdelijke bestand en het artikelbestand. Er zijn twee overzichten: wel geïnventariseerd, niet op voorraad en niet geïnventariseerd, wel op voorraad. Als een gedeeltelijke inventarisatie is gedaan kan een reeks artikelgroepen (van en t/m) en/of eventueel leverancier worden geselecteerd. Leg deze overzichten naast elkaar en vergelijk ze op verwisselingen van artikelnummer. Vele verschillen kunnen zo worden ontdekt.
4. Als het om een gering aantal verschillen gaat kunnen via de menukeuze 'Voorraad-> Retourboeken' artikelen worden teruggeboekt als ze ten onrechte als verkocht waren afgeboekt en bijgeboekt als ze ten onrechte waren gemuteerd. Via 'Voorraad-> Inboeken' kunnen ze opnieuw worden ingeboekt als ze in het geheel niet terug te vinden zijn. Gaat het om meer verschillen, dan kunnen via de menukeuze 'Voorraad-> Inventariseren-> Verschillen-> Verwerken' de verschillen automatisch worden verwerkt. Maak (eventueel) de selectie van te vewerken verschillen (artikelgroep, leverancier en soort verschil) en geef in het onderste scherm met een vink aan dat een verschil moet worden verwerkt in het artikelbestand.Wees voorzichtig met de knop alle. Die vinkt alle regels aan, dus ook de regels die niet in het venster zichtbaar zijn (als de lijst langer is dan één venster).